ICS 01.140.20 A 14 DB 12 天 津 市 地 方 标 准 DB12/T 830—2018 纸质档案数字化规范 Specification for digitization of paper-based records 2018 - 11 - 07 发布 天津市市场和质量监督管理委员会 2019 - 01 - 01 实施 发 布 DB12/T 830—2018 目 次 前言 ................................................................................ II 1 范围 .............................................................................. 1 2 规范性引用文件 .................................................................... 1 3 术语和定义 ........................................................................ 1 4 纸质档案数字化原则 ................................................................ 2 5 纸质档案数字化加工组织方式 ........................................................ 2 6 纸质档案数字化加工基础设施 ........................................................ 2 7 纸质档案数字化加工机构和人员 ...................................................... 2 7.1 数字化加工机构 ................................................................ 2 7.2 数字化工作人员 ................................................................ 2 8 质档案数字化外包 .................................................................. 2 9 纸质档案数字化项目管理 ............................................................ 2 9.1 管理制度 ...................................................................... 3 9.2 流程控制 ...................................................................... 3 9.3 文档管理 ...................................................................... 3 10 纸质档案数字化加工流程 ........................................................... 3 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9 10.10 10.11 10.12 制定纸质档案数字化加工方案 ................................................... 档案出库 ..................................................................... 数字化前处理 ................................................................. 目录数据库建立 ............................................................... 元数据采集 ................................................................... 数字化扫描 ................................................................... 图像处理 ..................................................................... 纸质档案数字化图像光学字符识别（OCR） ........................................ 版式转换 ..................................................................... 数据挂接 .................................................................... 数据验收 .................................................................... 档案归还入库 ................................................................ 3 3 3 4 4 5 5 6 6 6 6 7 11 数字化成果移交 ................................................................... 7 12 数据备份 ......................................................................... 7 附录 A（资料性附录） 纸质档案数字化加工流程示例 ...................................... 8 附录 B（资料性附录） 数字化管理登记表示例 ............................................ 9 I DB12/T 830—2018 前 言 本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准由天津市档案局提出并归口。 本标准起草单位：天津市档案馆。 本标准主要起草人：方昀、仇伟海、王丽春、朱雅晶、陈雪。 II DB12/T 830—2018 纸质档案数字化规范 1 范围 本标准规定了纸质档案数字化的一般过程与数字化过程中涉及的技术及管理要求等。 本标准适用于本市各级各类档案馆、机关团体企事业单位的纸质档案数字化工作。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GBT 20530-2006 文献档案数字化工作导则 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T31-2017 纸质档案数字化规范 档办发[2014]7号 档案数字化外包安全管理规范 3 术语和定义 3.1 数字化 digitization 利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 3.2 数字图像 digital image 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。 3.3 纸质档案数字化 digitization of paper-based records 采用扫描仪等设备对纸质档案进行扫描加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字 图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据、元数据与数字图像关联关系的处理过程。 3.4 分辨率 resolution 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。 3.5 光学字符识别 optical character recognition 电子设备检查纸上显示的字符，通过检测暗、亮的模式确定其形状，然后用字符识别方法将形状翻 译成计算机文字的过程。 3.6 识别准确率 recognition accuracy 1 DB12/T 830—2018 通过OCR识别正确文字的比率，识别准确率=（识别正确文字数／应识别文字总数）×100%。 4 纸质档案数字化原则 根据本单位档案的珍贵程度、破损情况、利用频率及资金等情况进行统筹安排，分步实施。 加工涉密档案时要按照国家相关保密要求进行实施。 5 纸质档案数字化加工组织方式 根据扫描数量和档案保密程度分别采取本单位自行组织扫描或外包给数字化服务机构的方式。 6 纸质档案数字化加工基础设施 6.1 配备专用加工场地并根据实际工作情况合理布局，形成档案存放、数字化前处理、数字化加工、 数据验收等区域。 6.2 加工场地的选择和温湿度等环境的控制应适合档案实体的保管、存放。 6.3 场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设 施设备，保证供电稳定。 6.4 配备必要的档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。 7 纸质档案数字化加工机构和人员 7.1 数字化加工机构 建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技 术支持、监督检查、成果验收等。 7.2 数字化工作人员 数字化工作应配备熟悉档案业务、具有较强的协调沟通和组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准 规范并能为数字化工作各环节及计算机网络、设备提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化工作技术 的操作人员。 8 质档案数字化外包 8.1 纸质档案数字化工作如需外包，应从数字化服务机构的企业性质、股东组成、企业规模、注册资 金、安全保密、工作业绩等方面审查数字化加工企业的相关资质；按照 GB/T 20530-2006 第 5 章的要求 评估数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力，同等条 件下优先选用具有档案数字化加工相关涉密资质的服务机构。 8.2 在项目实施过程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》要求严格执行。 8.3 档案部门数字化工作组织的工作人员要参与纸质档案数